"Präsentieren mit PowerPoint - Regeln für nachhaltige Eindrücke"
Vorabdruck zur persönlichen Verwendung

In Unternehmen ist zu Beginn des 21. Jahrhunderts das Mittel der Wahl zur Information und Kommunikation die Verwendung eines professionellen Präsentationsprogramms. Die Ära der freien Rede, mit Tafel und Kreide, mit Lichtbildern oder der Präsentation von Folien ist vorbei. Aber ist das Wissen der Anwender immer auf einem angemessenen und notwendigen technischen und psychologischen Niveau? Aus eigenen Beobachtungen und Erfahrungen gibt der Autor dieser Stelle einige Hinweise und akzentuierte Ratschläge.

Die Verwendung von PowerPoint als Werkzeug zur Darstellung komplexer (und manchmal leider auch trivialer) Zusammenhänge ist jedem bekannt. Bereits Mittelstufenschüler präsentieren heute ihre GFS ("Gesonderte Feststellung von Schülerleistungen") damit und fast jeder PC-Besitzer hat schon mit PowerPoint zu tun gehabt. Doch werden wirklich alle wesentlichen Funktionen auch genutzt, die Bill Gates seinen Kunden verkauft und sich hat bezahlen lassen? Im folgenden werden - nicht immer ganz ernst gemeinte - akzentuierte Ratschläge zum Umgang mit Material, Maschine und Mensch gemacht. Sie dienen einer besseren Akzeptanz des Päsentation und ergänzen einen anderen Beitrag des Autors ("Optimierte Präsentationstechniken - Schlüssel zur Akzeptanz"), in dem bereits allgemeine Argumentationstechniken pointiert dargestellt wurden.

"Jeder Teamer hat'n Beamer"

"Hat er was zu sagen oder hat er PowerPoint?" In einer von den den Medien beherrschten Gesellschaft ist heute die Form oft wichtiger als der Inhalt. Dieser Beitrag richtet sich an alle, die mit einem Präsentationsprogramm wie PowerPoint (PowerPoint ist der gesetzlich geschützte Name des weltweit verbreitetsten und beispielhaften Präsentationsprogramms der Microsoft Corporation) arbeiten und von den Erfahrungen anderer lernen wollen. Denn das 21. Jahrhundert ist das Zeitalter des „Powerpointilismus“.

"Solutions Which Work"

"Wenn einer spricht, müssen die anderen zuhören - das ist deine Gelegenheit! Missbrauche sie." (Kurt Tucholsky) - Bei der Durchführung einer Präsentation vor einem Plenum mit Beamer und PowerPoint sind - wie schon beim Umgang mit Overhead-Folien - sowohl sachliche als auch gefühlsmäßige Überlegungen zu berücksichtigen. Der beste Inhalt einer Botschaft wird durch unzureichende Verpackung und unüberlegtes Verhalten entwertet. Hier eine Zusammenstellung der in Praxis bewährten Methoden um nachhaltig in der Erinnerung des Zuhörers zu bleiben:  

1. Beginnen Sie vor der eigentlichen Präsentation immer damit Ihren Zuhörern Ihre Benutzeroberfläche mit allen Verknüpfungen, Programmen und Symbolen zu zeigen, denn schließlich haben Sie ja nichts zu verbergen. Die Gewährung eines Blicks in Ihren Kalender, in die Liste Ihrer Favoriten oder der zuletzt aufgerufenen Websites ist Zeichen einer offenen Kommunikationskultur. So wie auf Ihrer "Tischoberfläche" sieht es vielleicht ja auch auf Ihrem Schreibtisch, in Ihrem Archiv oder in Ihrem Unternehmens aus.
2. Den Umgang mit Benutzernamen, Passwörtern, Pfaden und Dateinamen sehen andere immer gerne, denn der schlüssige Beweis Ihres guten Erinnerungsvermögens schafft auch für Ihre Zuhörer ein Gefühl der Sicherheit.
3. Vertrauen Sie immer darauf, dass Ihr eigener Laptop mit fremden Geräten, Beamern, Kabeln und in anderen Netzwerken immer wie zu Hause funktioniert, denn schließlich sind wir im dritten Jahrtausend und alle wesentlichen Schnittstellenprobleme informationstechnischer Art sind bereits gelöst.
4. Verzichten Sie bei Reisen auf eine Sicherheitshopie Ihres Materials auf CD, USB-Stick oder mobiler Hard Disk, denn wenn man nicht mehr als nur ein Speichermedium hat kann es auch nicht bei mehr als einem technische Probleme geben.
5. Verlassen Sie sich uneingeschränkt auf die Stromversorgung Ihres Laser-Zeigers. Zögern Sie nicht, während des Vortrags einen Batteriewechsel selbst vorzunehmen: dies ist ein Zeichen von Kompetenz und lässt den Zuhörer Ihre schlechte Vorbereitung leicht vergessen.
6. Verwenden Sie eine fremde schnurlose Maus oder ein anderes mobiles High-Tech-Gerät zur Fernbedienung: Das gemeinsame Erkunden von Funktionen und Reichweite mit den Zuhörern ist ein Element der Solidarität und schafft Verbundenheit.
7. Probieren Sie besondere Effekte wie Überblendungen, Toneinspielungen oder Online-Links nie vorher aus, denn dazu ist während der Präsentation immer noch genügend Zeit.
8. Gibt es Vorgaben Ihres Arbeitgebers im Rahmen einer einheitlichen Corporate Identity so ignorieren Sie diese, schließlich sind Sie ein kreativer Mensch.
9. Wählen Sie zur Darstellung von Text eine eher kleine Buchstabengrösset, denn "small is beautiful", und wechseln Sie dafür lieber öfter mal von "Arial" nach "Times Roman" um Leben und Abwechslung in eine sonst vielleicht eher ruhige Vorstellung zu bringen.
10. Benutzen Sie generell möglichst bunte, schrille und wechselnde Farben, denn wer nichts zu sagen hat, sagt dies zumindest in Farbe.
11. Zeigen Sie durch eine unorthodoxe Wahl der Farbe - etwa einem sanften Gelb auf pinkfarbenem Hintergrund - von Buchstaben und Füllfarben, dass Sie mit Bauhaus-Konzepten oder mit dem Farbeneinsatz Andy Warhols vertraut sind.
12. Benutzen Sie - wo immer es geht - die Standard-Clipart-Grafiken, denn so wird der Betrachter nicht unnötig verwirrt und hat den Eindruck, das eine oder andere schon mal gesehen zu haben.
13. Schön ist auch die Animation von Folien, denn wenn Sie Ihre Zuhörer zu nichts bewegen können, so können Sie es wenigstens mit Ihren Buchstaben und Bildern.
14. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Präsentation zusätzlich einen Overhead Projektor für eine Folie benutzen, stellen Sie unbedingt ein Buch oder einen anderen persönlichen Gegenstand vor den Beamer um diesen auszublenden, denn schließlich ist das Benutzen der Punkt-Taste zum Ausblenden oder Reaktivieren des Bildschirms während einer PowerPoint-Präsentation eines der bestgehütetsten Geheimnisses von Bill Gates.
15. Benutzen Sie nie eine Zahleneingabe und "Enter" um zu einer bestimmten Folie vor- oder zurück zu springen. Viel unterhaltsamer für alle ist das "Aussteigen" in die "Foliensortierung" und der sich daran anschließende Wiedereinstieg.
16. Vergessen Sie bei der Festlegung einer Grundfarbe für den Hintergrund, dass Ihre Präsentation manchmal vielleicht auch einmal ausgedruckt wird: Wenn der Kontrast schlecht ist und die noch nasse Farbe eines satten dunkelblauen Hintergrundes dann nur so aus dem Inkjet-Drucker trieft ist dies ein Beitrag mit dem Sie die weitere Verbreitung Ihres Dokuments geschickt lenken können.
17. Wenn Sie Handzettel oder Manuskripte drucken und verteilen wählen Sie bitte immer nur das größte mögliche Format (d.h. eine Folie pro DIN A4-Seite) anstelle anderer Druck-Optionen, denn alle Ihre Zuhörer sind zu Hause sicher weitsichtig oder haben kein künstliches Licht.
18. Verteilen oder mailen Sie - wenn überhaupt - Ihre vertraulichen Präsentationen offen in einer editierbaren elektronsichen Form und nie als geschütztes, signiertes Dokument oder im pdf-Format. Machen Sie sich keine Gedanken, welche Information in dem Feld "Eigenschaften" des Dokuments stehen. Nur so könnnen Sie sicherstellen, dass Ihre Ideen Kinder und Kindeskinder bekommen und Ihnen später auch wieder begegnen werden. Vergessen Sie einfach, dass immer die Gefahr besteht, dass Ihr Dokument irgendwann und irgendwie auf dem Bildschirm der Konkurrenz oder eines Medienmitarbeiters erscheinen wird.
19. Kommen Sie möglichst plötzlich und unvermittelt zum Ende Ihrer Präsentation. Stapeln Sie, um Zeit zu sparen, frühzeitig Ihre Unterlagen und vermeiden Sie ab dann sofort jeglichen Blickkontakt. Ggf. bietet sich eher der Ausspruch "Sind etwa noch Fragen da?" an, denn eine kurze Zusammenfassung der Kernthesen ließe Sie als Langweiler und Prinzipienreiter erscheinen.
20. Zeigen Sie den Zuschauern abschließend noch, wie man einen Rechner ausschaltet. Das macht Spaß und ist ein schöner übergang in die Pause.

"If everything else fails: RTFM"

Und wenn Sie nach der Lektüre dieses Artikels noch technische Probleme mit Powerpoint haben, dann rufen Sie einfach in Ruhe das Hilfe-Menü auf, klicken den Hilfe-Text mal nicht gleich weg und lesen Sie, was PowerPoint Ihnen alles bietet - und richten sich danach. "If everything else fails: RTFM" sagte einmal ein befreundeter Ingenieur in Kalifornien zu einem ungeduldigen Kollegen. "RTFM ?!?" - "Read the f... manual" war seine Antwort. Aber das trifft natürlich nicht auf SIE zu, denn Sie haben den Umgang mit dieser Software schließlich gelernt und Probleme mit PowerPoint haben ja immer nur die anderen.

Dr. Ulrich Finkenzeller ist Unternehmensberater für strategisches Entwicklungs- und Innovationsmanagement.

© Dr. Ulrich Finkenzeller, Schwetzingen-Plankstadt 2005